皆さんこんにちは
見やすい資料
皆さんは会議の資料等、1時間の会議に対し資料作りは
何時間ぐらいかけて資料を作っているでしょうか？
仕事で使う時間のうちに資料作りが半分以上または3分の2以上と言う方も多いと思います
資料作りのコツには様々な点が挙げられていますが
素早い資料作りは、作る側も見る側も効率的なものが良いです。
1枚資料これが多くの企業で採用させされている様式です。
資料を作るのに100%全てを盛り込んだ情報と言うのは時間がかかりなかなか作れるものではありません
また時間をたっぷりかけて様々な資料を集め作ったとしても
採用または社内での活用されるされずに終わってしまえば
今までの時間が少し勿体無いですね。
技術や資料作成のコツ等はわかるかもしれませんが
やはり資料の内容を活用してもらうために作ったものですから
見てもらう人たちに上実祭決定をしてもらわなければ意味がありません。
資料作りのフォーマットは使っている人全員が同じフォーマットであることが理想です
いろいろな人がそれぞれいろいろな形の資料提出すると
資料のフォーマットを作る作り方を考える時間や
見るほうもそのフォーマットに見なれるための時間がかかります。
作り直しや差し戻しになると全ての時間が報われません。
統一のフォーマットにすることにより無駄な時間をかなり減らすことができ
またフォーマットが会議参加者全体で使われるようになると
最も効果が高いくなるでしょう。
役員会議の資料でしたらA3用紙1枚で仕上げるのが理想です。
iPadなどで見るようになれば文字の小ささなどズームして見ることができさらに時間の節約につながります。
無駄な作業時間を極力減らし効率化することによって
時間あたりの生産性をアップさせ
さらに他のことに考える時間が作れる
そうなれば個人の時間もおおく楽になり
違うところに頭を使え、資料作りも楽になるはずでメリットが大きいくなります。
資料内容の基本
① 見やすい資料は1つの資料の中に色は3色以内とすることです。
いろいろな色を使い始めると目がチカチカして資料の内容でなく見た目で醜く肝心の内容が頭に入って来ません。
② 内容はできるだけ絞り込む
言いたいことがたくさん出てきたとき情報を盛り込みすぎてしまう傾向にありますが見ている方は与えられた情報を
その会議1時間の中で処理し理解することができません。
できるだけ情報を絞り何を1番伝えたいのか
情報を盛り込むよりも絞り込むようにしましょう。
伝わって欲しいポイントを強調するこれが1番大事です。
最重要な点に絞り
三色以内のシンプルなデザインにする
目的を明確にしてそれにつながる行動を見極めて実行する
これが最短距離の資料作りです。
